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Webanwendung INTERLOG

Interlog ist eine Webanwendung, die es ermöglicht, dass das CROUS und die Universitäten in Montpellier die Unterbringung ausländischer Studierender, die an einem Austauschprogramm teilnehmen, besser verwalten können. Somit wird einerseits das Leben der Studierenden und andererseits die Arbeit der Abteilungen erleichtert.

Die Ausgangsidee

Schon seit längerem arbeiteten das CROUS und die Universitäten bei der Unterbringung zusammen, jedoch waren die Praktiken veraltet und wenig zufriedenstellend. Die Studierenden mussten nach ihrer Ankunft ein Formular im CROUS ausfüllen und waren somit an die Öffnungszeiten gebunden. Außerdem mussten sie sich an mehreren verschiedenen Stellen (CROUS, Akademisches Auslandsamt der Universität, Wohnheimsekretariate) melden, so dass der Anmeldeprozess sehr bürokratisch, an feste Zeiten gebunden und zeitraubend war. Auf Seiten der Verwaltung der Hochschule und des CROUS gab es zu viele nicht miteinander verknüpfte Dateien, die Informationen waren zeitlich ungeordnet und überholt. Die Zimmer waren nicht ausgelastet, was zu einem finanziellen Verlust führte.

Eine Arbeitsgruppe setzte sich im Frühjahr 2006 zusammen, um zu überlegen, wie man die Ankunft ausländischer Studenten und die Auslastung der Wohnheimplätze verbessern könne. Sie bestand aus Vertretern des Akademischen Auslandsamtes der Universitäten, der für die ausländischen Studenten zuständigen Abteilung des CROUS und aus Mitarbeitern der EDV-Abteilung. Das angestrebte Ziel war die Entwicklung einer spezifischen Web-Anwendung. Sie sollte es ermöglichen, das der Unterkunft ausländischer Studenten zugrunde liegende Verfahren zu vereinheitlichen und zwar vom Fahrtantritt an, über die Bewohnung der Zimmer bis hin zur Abfahrt.

Die Durchführung 2006 - 2007

Es wurde ein Leistungskatalog erstellt (Sept - Dez 2006) und sich nach einer öffentlichen Ausschreibung für eine Firma entschieden. Nach der Entwicklungs- und Testphase (März - Juni 2007), konnten ab Juli 2007 die ersten Studenten, die im September anreisen sollten, die Anwendung nutzen. Einige Funktionen wurden zu einem späteren Zeitpunkt noch hinzu gefügt und eine neue Version zu Beginn des Jahres 2008 in Betrieb genommen. Die Kosten belaufen sich auf 68.693 EUR.

Präsentation - Die verschiedenen Schritte oder: Wie es funktioniert

  1. Die Studierenden kontaktieren von ihrem Heimatland aus das Akademische Auslandsamt ihrer Gastuniversität in Montpellier (telefonisch oder per E-Mail).
  2. Das Akademische Auslandsamt lädt die Studenten per E-Mail dazu ein, sich auf der Interlog Seite einzuloggen. Die E-Mail enthält die Adresse von Interlog und die persönlichen Zugangsdaten.
  3. Der Studierende loggt sich in Interlog ein, schaut sich die verschiedenen Wohntypen an (Fotos und detaillierte Beschreibungen) und stellt seinen Antrag.
  4. Das Akademische Auslandsamt bestätigt oder weist den Antrag zurück oder schlägt dem Studierenden einen anderen Wohnheimplatz vor.
  5. Wurde der Antrag des Studenten bestätigt, loggt er sich erneut bei Interlog ein und akzeptiert:
    • den Wohnheimplatz, der ihm vorgeschlagen wurde
    • die Unterkunftsbedingungen des ihm zugeteilten Wohnheimplatzes (Dauer des Aufenthalts, Unterbringung, Gemeinschaftsleben, finanzielle Bedingungen)
    Eine Anzahlung (1 Monat Zeit) sichert dem Studenten eine feste und verbindliche Reservierung zu. Falls der Student nicht in der Lage sein sollte, eine Zahlung mit der Carte Bleue [Anmerkung: französische Bankkarte, ähnlich der deutschen EC-Karte] durchzuführen, hat die Interlog-Verwaltung der Gasteinrichtung die Möglichkeit, die Reservierung auch ohne Anzahlung zu bestätigen.
  6. Bei der Ankunft in Montpellier erscheint der Gaststudent direkt in dem Wohnheim, das er bewohnen wird. Die Webanwendung erlaubt es ihm, Tag und Uhrzeit der Anreise anzugeben. Er wird empfangen, egal ob während der Woche oder am Wochenende, bei Tag oder bei Nacht.

Bilanz

  • 629 Zugangscodes wurden von den betreffenden Hochschulen verschickt
  • 539 Studierende bewohnen die Unterkünfte, die sie vorher reserviert hatten
  • 388 haben die Anzahlung mit der Bankkarte gezahlt, das entspricht einem Anteil von 72%
  • 11 Bildungseinrichtungen und 27 Verwaltungen nehmen an dem System teil: Die 3 Universitäten von Montpellier, École d’Architecture, École de Chimie, Sup de Co, 4 Einrichtungen der Landschaftswissenschaften und ein Gymnasium

Bemerkenswert hat die Umsetzung von Interlog die Ankunft ausländischer Studierender verbessert und den Gästeservice vereinfacht. All dies geschah durch die Optimierung der Wohnheimverwaltung:

  • die Studenten werden unter guten Bedingungen empfangen, das Vorhandensein der beiden Institutionen (CROUS und Universität) erscheint ihnen nicht mehr als zahlreiche Verwaltungsschritte: alles wird aufwärts gerichtet und online bearbeitet
  • der Gästeservice der Universitäten verwaltet sein Kontingent an Zimmern in Echtzeit und hat einen kompletten und zuverlässigen Überblick über die Situation
  • Die Dienste des CROUS (internationaler Empfang und Wohnheime) sind realitätsnah und können somit besser die Ankunft der Studenten und ihre Unterbringung in den Wohnheimen verwalten. Die Mietverluste wurden extrem reduziert, da die Abteilungen entsprechend der durch die Studenten kommunizierten Informationen in Echtzeit reagieren können.

Fazit

Die Ankunft der ausländischen Studenten, die an einem Austauschprogramm teilnehmen, hat sich seit September 2007 beachtlich verbessert. Dies liegt an der Umsetzung der Webanwendung und daran, dass sich die Hochschuleinrichtungen in den Wohnheimparks befinden. Die Arbeit der Abteilungen hat sich vereinfacht, ist leistungsfähiger geworden und die Beziehung zwischen den Abteilungen der Universitäten und des CROUS hat sich verbessert und ist fließender geworden.